Då CNIL utredde KASPR, fann de att företaget hade satt lagringstiden för kontaktinformation i fem år. Men varje jobbbyte nollställde klockan. I praktiken innebar det att data om personer som var aktiva på arbetsmarknaden aldrig raderades.
GDPR artikel 5(1)(e) kräver att personuppgifter inte lagras längre än nödvändigt för ändamålet. Prospektering och försäljning har ett konkret ändamål — att ta kontakt. När kontakten är tagen, eller när personen inte svarar, är ändamålet uppfyllt.
De flesta B2B-företag har prospekteringslistor och kontaktlistor där gamla kontakter ligger orörda i åratal. CRM-system samlar damm. Exporterade Excel-listor flyter runt i e-postkorgar. Ingen har definierat hur länge data ska behållas — för ingen har tänkt på det.
Praktisk poäng: Gå in i CRM-et och kontrollera när den äldsta kontakten senast uppdaterades. Har du kontakter som du aldrig har haft kontakt med, eller som inte har svarat på två år? Definiera en lagringstid för prospekteringslistor – och ställ in en påminnelse om att rensa.
Inspirerad av: CNIL